Getting Things Done (maar dan anders)

In een wereld waarin we constant worden overspoeld met taken, verplichtingen en afleidingen, is het cruciaal om niet alleen productief te zijn, maar vooral om de juiste dingen gedaan te krijgen. Getting Things Done (GTD) biedt een gestructureerd systeem om taken te beheren en stress te verminderen, terwijl Get (the Right) Sh*t Done (GRSD) zich richt op het selecteren en uitvoeren van de meest impactvolle taken. In deze blog duiken we diep in beide methodes, vergelijken we hun aanpak en laten we zien hoe je een productiviteitssysteem creëert dat écht voor jou werkt.

Wat is Getting Things Done (GTD)?

De moderne wereld is hectisch. Van werkverplichtingen tot persoonlijke verantwoordelijkheden, de stroom van taken lijkt nooit te stoppen. Iedereen heeft wel eens het gevoel gehad dat de takenlijst langer wordt dan de tijd die beschikbaar is om ze uit te voeren. Dit is waar Getting Things Done (GTD) om de hoek komt kijken.

GTD is een tijdmanagementsysteem ontwikkeld door David Allen, ontworpen om individuen te helpen hun taken en projecten efficiënt te organiseren en uit te voeren zonder dat ze overweldigd raken. Het systeem draait om het organiseren van informatie, het beheren van taken op een heldere en georganiseerde manier, en het minimaliseren van stress door te weten wat er van je verwacht wordt en wat je moet doen.

Het doel van GTD is eenvoudig: het helpt je je gedachten te verhelderen, je geest leeg te maken en je tijd te beheren door alles te structureren. Dit zorgt niet alleen voor meer productiviteit, maar ook voor meer gemoedsrust, doordat je weet wat je moet doen en wanneer.

De basisprincipes van GTD

Het kernprincipe van GTD is het 5-stappenproces, een systeem dat helpt om je werk te ordenen, prioriteiten te stellen en je energie op de juiste manier te gebruiken.

1. Verzamelen

Het eerste wat je moet doen, is alles verzamelen wat je aandacht nodig heeft. Dit kunnen e-mails, ideeën, to-do’s, afspraken of zelfs gedachten zijn die rondslingeren in je hoofd. Het is belangrijk om alles uit je hoofd en je fysieke ruimte te halen en ergens op te schrijven of digitaal vast te leggen.

De verzamelmethode kan zo simpel zijn als een notitieboek, een app op je telefoon, of een systeem van e-mailinboxen. Het belangrijkste is dat je alles verzamelt op één plaats, zodat je geen losse eindjes hebt die in je hoofd blijven hangen.

2. Verwerken

Nadat alles is verzameld, moet je elk item verwerken. Dit betekent dat je elk item in je systeem beoordeelt en beslist wat ermee moet gebeuren. Er zijn vier mogelijke acties:

• Doen: Als het item minder dan twee minuten duurt om te voltooien, doe het dan meteen.
• Delegeren: Als je het niet zelf hoeft te doen, wijs het dan aan iemand anders toe.
• Uitstellen: Als het niet urgent is, zet het dan op een later moment.
• Verwijderen: Als het item niet belangrijk is, verwijder het dan uit je systeem.

3. Organiseren

Nu je hebt bepaald wat je moet doen, is het tijd om alles te organiseren. Dit betekent dat je de taken in categorieën plaatst, bijvoorbeeld door ze in specifieke projecten, lijsten of tijdsblokken in te delen. Als je een taak hebt die nu niet direct moet worden uitgevoerd, zet het dan op een “wachten op” lijst of “later” lijst.

4. Reflecteren

Regelmatige reflectie is essentieel in GTD. Dit is het proces van het bijwerken van je takenlijsten en projectplannen om ervoor te zorgen dat je op koers blijft. Allen raadt aan om wekelijks een ‘weekly review’ te doen, waarbij je je systeem doorloopt, zorgt dat alles up-to-date is, en je acties en doelen opnieuw beoordeelt.

5. Doen

Het laatste proces is het daadwerkelijk uitvoeren van de acties. Nu je duidelijk hebt wat je moet doen en wanneer, kun je je concentreren op het uitvoeren van de juiste taken op het juiste moment. Dit is waar je je gefocust moet houden op de taak voor je, zonder afleiding.

De belangrijkste tools en systemen voor GTD

Een van de grote voordelen van GTD is dat je je systeem kunt aanpassen aan je eigen behoeften en voorkeuren. Je kunt zowel digitale tools als traditionele papieren systemen gebruiken. Wat belangrijk is, is dat je iets hebt dat betrouwbaar is en gemakkelijk in gebruik.

Digitale tools

• Todoist: Een populaire taakbeheer-app waarmee je eenvoudig je taken kunt organiseren, categoriseren en prioriteren. Dit is de tool die ik zelf ook gebruik en centraal staat in de online cursus: Get Sh*t Done. 
• Trello: Een visuele tool waarmee je je projecten kunt beheren door middel van borden, lijsten en kaarten.
• Notion: Een all-in-one workspace die kan worden aangepast aan vrijwel elke behoefte, van taakbeheer tot het documenteren van processen.

Photo by Firmbee.com on Unsplash

Papieren systemen

Sommige mensen geven de voorkeur aan een traditionele benadering en gebruiken een papieren planner of bullet journal. Het fysieke proces van schrijven kan helpen bij het verwerken en onthouden van informatie. Het is belangrijk om een systeem te kiezen dat voor jou het beste werkt.

Het belang van een betrouwbare inbox

In GTD draait alles om het vastleggen van informatie op een betrouwbare plek. Of je nu een digitale inbox hebt (zoals e-mail of apps) of fysieke inboxen (zoals een notitieboek), het belangrijkste is dat je altijd een plek hebt om taken snel vast te leggen. Dit voorkomt dat je dingen vergeet of je overweldigd raakt.

Hoe GTD je kan helpen bij het stellen van doelen

GTD is niet alleen nuttig voor het beheren van dagelijkse taken, maar kan ook helpen bij het stellen van grotere, meer complexe doelen. Het systeem maakt het mogelijk om grote projecten op te splitsen in kleinere, beter beheersbare taken, zodat ze niet te overweldigend lijken.

Projecten in beheerbare taken opsplitsen

Als je bijvoorbeeld een groot doel hebt, zoals het lanceren van een nieuwe website voor je bedrijf, kun je GTD gebruiken om dit project op te splitsen in kleinere taken. Elke taak wordt dan behandeld als een actie die kan worden uitgevoerd op een specifieke tijd en plaats.

Bijvoorbeeld:

• Doel: nieuwe website lanceren
  • Subdoelen:
    1. Onderzoek en kies een platform.
    2. Schrijf de teksten voor de homepage.
    3. Ontwerp de homepage lay-out.
    4. Test de website.

Door de focus op acties te houden en ze stap voor stap uit te voeren, kun je grotere doelen bereiken zonder je overweldigd te voelen.

Effectieve tijdmanagementtechnieken binnen Getting Things Done

GTD helpt niet alleen bij het beheren van taken, maar biedt ook enkele waardevolle tijdmanagementtechnieken die de productiviteit kunnen verhogen.

Prioriteren: eisen vs. wensen

In GTD leer je om te prioriteren. Niet alles wat op je lijst staat, is even urgent of belangrijk. Je moet leren wat eerst gedaan moet worden en wat kan wachten. Een populaire techniek die vaak wordt gecombineerd met GTD is de Eisen vs. Wensen methode:

• Eisen: Taken die onmiddellijke aandacht vereisen (bijvoorbeeld een klant die een dringende vraag heeft).
• Wensen: Taken die belangrijk zijn, maar niet dringend (zoals het plannen van een marketingstrategie voor de komende maanden).

Pomodoro-Techniek

Een andere techniek die je kunt integreren in je GTD-systeem is de Pomodoro-techniek. Deze techniek houdt in dat je 25 minuten intensief werkt aan een taak, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na vier pomodoro-sessies neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten. Dit helpt je geconcentreerd en energiek te blijven.

Photo by Marcelo Leal on Unsplash

Het belang van gewoontes en routine(s)

Het opbouwen van goede gewoontes is cruciaal voor het succes van GTD. Gewoontes zorgen ervoor dat het systeem op de lange termijn effectief blijft en voorkomen dat je terugvalt in oude, chaotische werkpatronen.

Ochtendroutine

Een goed begin van de dag kan het verschil maken. Neem de tijd om je dag te plannen, je doelen voor de dag vast te stellen en je inbox te verwerken. Dit zorgt ervoor dat je de rest van de dag gefocust en georganiseerd blijft.

Reflectie aan het einde van de dag

Een andere belangrijke gewoonte in GTD is reflecteren aan het einde van de dag. Dit geeft je de kans om te kijken naar wat je hebt bereikt, wat nog moet gebeuren, en wat je kunt doen om morgen productiever te zijn.

GTD in de praktijk: case studies en voorbeelden

Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van mensen die GTD succesvol hebben toegepast:

De werkende ouder

Een werkende ouder die GTD toepast, kan bijvoorbeeld zijn taken verdelen tussen werk, gezinsleven en persoonlijke tijd. Door gebruik te maken van GTD kan deze persoon het werk effectief plannen, tijd vrijmaken voor gezinsactiviteiten, en tegelijkertijd zelfzorg niet vergeten.

De ondernemer

Een ondernemer kan GTD gebruiken om verschillende projecten tegelijk te beheren. Door duidelijke takenlijsten en wekelijkse reflecties kan hij of zij meerdere zakelijke doelen halen zonder in de waan van de dag verloren te raken.

De trainer/coach

Een trainer of coach kan twee keer profiteren door GTD te omarmen. In eerste plaats wordt de coach zelf effectiever in zijn/haar manier van werken. Daarnaast kan de coach GTD ook overbrengen aan de coachees.

Veelgemaakte fouten bij Getting Things Done (GTD)

Hoewel GTD een krachtig systeem is, kunnen er enkele valkuilen zijn. Veelgemaakte fouten zijn onder andere:

1. Te veel plannen, te weinig doen: Het is makkelijk om jezelf te verliezen in het plannen van je taken in plaats van ze daadwerkelijk uit te voeren.
2. Onvoldoende verwerken: Het verwerken van taken is cruciaal. Als je dit overslaat, blijft je systeem chaotisch.
3. Niet regelmatig reflecteren: Zonder regelmatige reflectie kun je gemakkelijk afdwalen van je doelen en je systeem verwaarlozen.

Photo by Jason Strull on Unsplash

Introductie tot Get (the right) Sh*t Done

Natuurlijk is de online curus Get Sh*t Done gebaseerd op de theorie van Getting Things Done, maar er zijn ook tal van verschillen. 

Het verschil in benadering van productiviteit

Hoewel zowel GTD als Getting the right Sh*t Done (GRSD) gericht zijn op het verbeteren van productiviteit, benaderen de systemen dit op verschillende manieren. GTD is een gedetailleerd systeem ontwikkeld door David Allen, waarin het verzamelen, verwerken, organiseren, reflecteren en doen van taken centraal staat. Het systeem biedt een duidelijke structuur en een methodische aanpak om taken te beheren, met veel nadruk op het systematisch opruimen van je omgeving en geest. Het is een proces dat de nadruk legt op het verminderen van chaos door alles te verzamelen en vervolgens in een bepaald systeem te verwerken en te ordenen.

Get (the Right) Sh*t Done (GRSD), daarentegen, heeft een meer pragmatische en flexibele benadering. Het gaat om het vinden van je persoonlijke werkwijze en het aanpassen van productiviteitsstrategieën aan je eigen behoeften. In GRSD draait alles om het identificeren van de belangrijkste taken die je echt verder helpen in je leven, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. In plaats van vast te houden aan een rigide structuur zoals bij GTD, moedigt GRSD je aan om je eigen ‘getting things done’ framework te ontwikkelen door te focussen op wat daadwerkelijk belangrijk is en wat je echt vooruit helpt.

Doelen en flexibiliteit in benadering

In GTD ligt de nadruk op het systematisch organiseren van zowel de grotere projecten als de dagelijkse taken. Het systeem helpt je om stap voor stap een overzicht te krijgen van al je verplichtingen en doelstellingen. Je hebt een duidelijk plan voor de korte en lange termijn en moet je acties consequent bijwerken en herzien om ervoor te zorgen dat je op koers blijft. Het resultaat is een geordende manier van werken waarbij efficiëntie en het voldoen aan je verplichtingen centraal staan.

Bij GRSD ligt de nadruk echter meer op het selecteren van de juiste dingen om te doen in plaats van op het aantal taken dat je uitvoert. Het gaat niet alleen om het afvinken van items op een lijst, maar om het doelgericht kiezen van taken die je dichter bij je levensdoelen brengen. GRSD is niet strikt gebonden aan de richtlijnen van GTD; het moedigt aan om te experimenteren met verschillende benaderingen en processen om diegene te vinden die het beste bij je past. Er is een grotere ruimte voor flexibiliteit, waardoor je sneller kunt inspelen op veranderingen en je strategieën kunt aanpassen wanneer dat nodig is.

Focus op efficiëntie vs. impact

GTD richt zich sterk op het verkrijgen van controle over je tijd en werk door een systematisch framework te creëren waarmee je overzicht krijgt over alle taken en projecten in je leven. Het resultaat is efficiëntie in je dagelijkse werk en het verkrijgen van een gevoel van rust door alles georganiseerd te houden. GTD is zeer geschikt voor mensen die behoefte hebben aan structuur en duidelijkheid, vooral in drukke werkomgevingen of wanneer er veel projecten tegelijk lopen.

GRSD legt echter meer nadruk op de impact die je maakt door het juiste werk te doen. Het systeem gaat uit van de gedachte dat niet alles wat gedaan wordt van gelijke waarde is. De focus ligt niet alleen op het beheersen van je werk, maar ook op het bereiken van betekenisvolle resultaten. GRSD moedigt je aan om je tijd en energie te richten op de taken die het meeste effect hebben, zowel op de korte als lange termijn, zodat je niet alleen efficiënt werkt, maar ook effectief en impactvol is.

Haal het maximale uit jouw leven

Het leven is te kort om dingen te doen die je niet leuk vindt. Dus schrijf je alvast in voor de online cursus: ‘getting (the right) sh*t done’ . Hierin krijg je 10 lessen waarmee jij jouw persoonlijk framework kan invullen. Jij kan je alvast proactief inschrijven voor de cursus: ik wil ook sh*t gedaan krijgen!