Virtuele Assistenten (Lodi Planting.com)

Waarschijnlijk heb jij, als freelancer, al overwogen om werk uit te besteden. Anders had je nooit geklikt. Maar de kans bestaat dat je nog twijfels hebt. Twijfels over de manier van werken, hoe je het aan moet pakken en/of welke taken je kunt uitbesteden. In dit artikel neem ik je twijfels weg en krijg je een handleiding hoe je met een Virtuele Assistent (VA) kunt samenwerken.

Inleiding – Hoe kies je de juiste VA?

Virtuele Assistenten, of kortweg VA’s, kunnen van onschatbare waarde zijn voor elke ondernemer. Zo helpt het samenwerken met een VA mij om de groei van mijn bedrijf te waarborgen, mijn vrije tijd te garanderen en alleen die dingen te doen die ik leuk vind.

Werken met een VA is een verademing mits je weet waar je aan begint.
Een goede voorbereiding is essentieel. Toch wordt dit vaak onderschat.

In mijn zoektocht naar een VA ben ik tegen een aantal knelpunten aangelopen die mij veel tijd en geld hebben gekost.
Met behulp van deze handleiding hoef jij deze fouten niet te maken.

Deze handleiding staat boordevol tips vanuit mijn eigen ervaring.

Wat mag je verwachten in dit artikel:

  • Je leert wat uitbesteden is en welke rol een VA hierbij kan spelen.
  • Je leert 4 voordelen om met een VA samen te werken.
  • Je leert welke taken je zoals kunt uitbesteden.
  • Je leert wat de veel voorkomende taken zijn.
  • Je leert de werkwijze van een VA.
  • Je leert hoe je de juiste VA kunt selecteren.
  • Tot slot krijg je mijn bevindingen en het waarom.

Lees je dit artikel liever als e-boek? Abonneer je dan op de freelance updates. Zo krijg je niet alleen al mijn adviezen zonder bullsh*t over hoe jij een succesvolle freelancer wordt en kun je eveneens het e-boek downloaden. 

Handleiding - Virtuele Assistenten (LodiPlanting.com)

Wat is een Virtuele Assistent?

Een Virtuele Assistent (VA) is een professional die op virtuele basis (vanuit haar eigen kantoor, een koffiebar of andere locatie waar er internet is) zelfstandige ondernemers ondersteunt.

Een VA werkt meestal op zelfstandige basis, tenzij ze via een tussenpartij werkt.

De focus van de VA ligt op de uitvoering van alledaagse – vaak administratieve – taken.
Een VA wordt daarom ook wel eens een virtuele secretaresse genoemd.

Ik schrijf secreteresse omdat VA’s vaak vrouwen zijn.
Daarom zal ik de VA ook zo adresseren in dit artikel.

Wat is een Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

In elk geval; de VA is degene die het dagelijkse werk daadwerkelijk uitvoert.
In feite besteed jij dus een deel van jouw werk uit.

Hierbij is de VA zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar werk en zorgt ze dat de taken en projecten tijdig en op een goede wijze worden uitgevoerd. We kijken dus naar de resultaten in plaats van uren aanwezigheid op kantoor.

Een VA kan een goede en flexibele oplossing zijn als je de stap gaat zetten naar het inhuren van ondersteuning.
Een VA kan je alle administratieve, organisatorische en secretariële zaken uit handen nemen.

In feite heeft elke VA haar expertise die ze ook voor jouw zaak kan inzetten.

Kortom een VA is iemand die jou online ondersteunt, zodat jij tijd over houdt om jouw business te laten groeien.
Maar let wel: de ene VA is de andere niet!

4 voordelen om met een VA samen te werken

Werken met een VA is voor een heleboel mensen de ideale oplossing.
De praktijk leert ons dat vooral ondernemers, freelancers (ZZP-ers) en interim- managers hier gebruik van maken.

Het “waarom” wordt duidelijk wanneer we kijken naar vier voordelen om met een VA samen te werken.
Hopelijk worden hiermee de drempels – die zij mogelijks ervaren – teniet gedaan.

1. Tijd

Elke ondernemer heeft verschillende rollen en bij elke rol horen verschillende taken.
Veruit de belangrijkste reden waarom je met een VA wil samenwerken is omdat je tijd tekort komt.

Je wilt graag meer tijd overhouden voor zaken die je goed of beter kunt en/of waar je meer positieve energie uithaalt.
Een VA ontzorgt je door (vaak administratieve) taken uit handen te nemen.

Hierdoor kun jij je weer focussen op taken waarmee jij toegevoegde waarde levert en beter presteert. Oftewel kun je zo aan je lange termijndoelstellingen werken zonder dat je wordt geconfronteerd met de dagelijkse stress van die taken die je afleiden van je focus.

2. Prijs

Een tweede reden om met een VA samen te werken is de prijs.
Er zijn twee manieren om naar het begrip “prijs” te kijken.

Deze licht ik hieronder kort toe.

De eerste manier is om VA als kost te zien.

Voor het gebruik van de kennis en kunde van een VA moet je betalen.
De meeste VA’s laten je kiezen tussen per uur en een fee per opdracht/project.

Het gemiddelde uurloon van een VA ligt tussen de €25 en €60 excl. BTW afhankelijk van de duur en zwaarte van de opdracht. Dus reken maar uit hoeveel een VA je zou kosten.

Daar tegenover staat dat een VA ook geld opbrengt gezien de tijd die jij overhoudt.
Tijd die je kunt besteden aan zaken waar jij waarde toevoegt.

Prijs van Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

De tweede manier is dus om een VA als opbrengst te zien.

Een belangrijk detail hierbij is dat de VA ook een bepaalde expertise heeft.
Hierdoor kan de VA de taak vaak sneller (en beter) uitvoeren dan wanneer je het zelf zou doen.
Dit impliceert dat een VA ook kostenbesparend kan zijn.

Een extra voordeel is dat je een VA geen overuren, bijscholing of andere kosten verschuldigd bent. Plus in vergelijking met een medewerker hoef je voor een VA ook geen belastingen, verzekering of iets dergelijks te betalen. De VA werkt meestal als zelfstandige en moet dit zelf voorzien.

3. Flexibiliteit

Een derde reden om met een VA samen te werken is de flexibiliteit.
Elke ondernemer kent pieken en dalen in zijn opdrachten en projecten.

Een VA is de ideale flexibele werkkracht die je kunt inschakelen wanneer het nodig is.
De meeste VA’s zijn al beschikbaar vanaf een aantal uur per week terwijl anderen het liefst op projectbasis werken.

Samenwerken met een VA betekent dus dat je een flexibel personeelsbestand hebt en alle flexibiliteit inzake de uitgaven die je wenst/kunt maken behoudt. Dit wil overigens niet zeggen dat VA’s niet betrokken kunnen zijn bij jou als persoon of bij jouw bedrijf. Integendeel vaak.

Dankzij deze flexibiliteit kun je uiteindelijk op de kosten besparen.
Een VA heeft namelijk haar eigen kantoor, regelt haar eigen opleidingen en koopt haar eigen apparaten.

4. Een extra paar hersenen

Een vierde reden is het extra paar hersenen waarop je beroep kunt doen.
Het leven van een freelancer kan soms een eenzame bedoening zijn.

Soms heb je gewoon de behoefte om met iemand te overleggen.
In dat geval is een VA jouw sparringpartner.

Iemand die jou feedback geeft wanneer je hier behoefte aan hebt of om vraagt.
In sommige gevallen kan een VA zelfs de continuïteit van jouw bedrijf garanderen als je bijvoorbeeld ziek bent.

Extra paar hersenen (LodiPlanting.com)

Maar wat buiten kijf staat is dat een VA garant staat voor resultaten omdat zij experts ter zake zijn.
Ondanks de grote verscheidenheid aan VA’s, hebben de meesten een duidelijke niche of expertise gekozen.

Dit maakt het eenvoudiger voor jou om de ‘juiste’ VA te kiezen. Mocht de door jou gekozen VA uiteindelijk van iets niet op de hoogte zijn, dan hebben de meeste VA’s een uitgebreid netwerk met collega’s tot hun beschikking waar zij beroep op kunnen doen.

Welke taken kan je allemaal uitbesteden?

Werk uitbesteden aan een VA biedt dus vele voordelen.
Maar welke taken kun je allemaal uitbesteden?

In principe kan je aan een VA elke taak uitbesteden die je niet zelf (meer) wenst te doen of waarvan je weet dat iemand anders deze taken waarschijnlijk sneller en beter doet.

De volgende 5 vragen helpen je wellicht een keuze te maken.

  1. Heb je de kennis en vaardigheden die deze taak vragen?
  2. Heb je specifieke hulpmiddelen nodig om de taak uit te voeren?
  3. Heb je voldoende tijd om de gehele taak op het gewenste moment af te ronden?
  4. Door het uitvoeren van de taak heb je geen tijd voor een andere taak. Maak je de juiste keuze door toch deze taak uit te voeren?
  5. Beleef je plezier en voldoening aan het uitvoeren van de taak?

Als je meerdere vragen met “nee” hebt beantwoord, dan is het uitbesteden van de taak een logische stap.

In de praktijk blijken soortgelijke taken keer op keer terug te komen.
Deze taken heb ik in de volgende lijsten gegroepeerd: administratie, commercieel, online en financieel.

Om je een concreet idee te geven van dergelijke taken, vind je hieronder een opsomming.

1. Administratieve taken

Administratieve of secretariële taken besteedt men het meest uit aan een Virtueel Assistent.
Voorbeelden van administratieve taken zijn:

  • Bijhouden van agenda, bevestigen en annuleren van afspraken (agendabeheer).
  • Maken van en/of attenderen op o.a. afspraken en reserveringen.
  • Bestellen van kantoorartikelen en dergelijke meer (office management).
  • Beantwoorden en verwerken van e-mail, telefoon en/of voicemail.
  • Verzorgen van schriftelijke en digitale correspondentie.
  • Presentaties maken in PowerPoint of Prezi.
  • Sjablonen, templates en grafieken maken of aanpassen.
  • Stukken scannen en archiveren.

Administratieve taken Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

  • Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en andere activiteiten (AtotZ).
  • Loonadministratie en/of Expatadministratie.
  • Research- en uitzoekwerk.
  • Plannen en voorbereiden van (zakelijke) reizen.
  • Omzetten van geluidsbestanden in tekst (transcriptie).
  • Invoeren, vergelijken en/of aanpassen van gegevens in databases.
  • Ontwikkelen van formats die slim werken in bijvoorbeeld Excel mogelijkmaken.
  • Bedankkaarten sturen.

2. Commerciële taken

Commerciële of sales gerelateerde taken zijn taken die te maken hebben met prospecteren of relatiemanagement.
Voorbeelden van commerciële taken zijn:

  • Database opzetten.
  • Mailinglijsten aanleggen en onderhouden.
  • Hulp bij het werven en selecteren van personeel.
  • Beantwoorden van klantvragen en klachten, verzorgen van correspondentie.
  • Aanleggen van lijst met contacten en maken van afspraken.
  • Verrichten van (markt)onderzoek.
  • Maken van foto’s voor folders en website.
  • Ontwerpen van folders.
  • Vertalen van documenten (Nederlands, Engels, Duits, Frans).
  • Enquêtes opzetten.
  • Webinars en teleseminars inplannen.

Commerciele taken Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

  • Netwerkbijeenkomsten opzoeken die interessant zijn.
  • Het relatiebeheer met leads, klanten, leveranciers, etc.
  • Afhandelen vragen van leads, klanten.
  • Contacten (visitekaartjes) via LinkedIn connecten.
  • Uitvoeren van taken ter ondersteuning van de verkoop van dediensten/producten.
  • Verkoopafspraken met klanten inplannen.
  • Opzetten van online kalender systeem om afspraken te maken.
  • Online verkooppagina (landing page) maken en publiceren.
  • Nabellen/opvolgen van leads.
  • Standaard documentatie maken om de deal te sluiten.
  • Offertes opstellen en versturen.
  • Algemene voorwaarden en garantieverklaringen bijhouden.

3. Online taken

Online taken hebben voornamelijk betrekking op website gerelateerde activiteiten zoals sociale media of online marketing. Voorbeelden van online taken zijn:

  • Sociale media profielen updaten.
  • Website maken en/of updaten.
  • Schrijven en versturen van nieuwsbrieven.
  • Schrijven en/of ghost writing van blogs, artikelen, persberichten, etc.
  • Ontwikkelen en schrijven van e-boek.
  • Schrijven voor corporate website, van landingspagina ́s, etc.
  • (Her)schrijven van webteksten en productomschrijvingen.
  • Opmaken en redigeren van teksten en documenten.
  • Ontwikkelen en schrijven van opt-in pagina’s en autoresponders.
  • Ontwerpen van (nieuwe) huisstijl.
  • Ontwikkelen van corporate website of landingspagina’s (inclusief CMS).
  • FAQ vragen bijhouden en op website plaatsen.
  • Reacties op blog beantwoorden.

4. Financiële taken

Financiële taken zijn boekhoudkundige taken. Taken waar een zekere financiële expertise voor nodig is.
Voorbeelden van financiële taken zijn:

  • Debiteurenbeheer.
  • Voorbereidend werk voor de boekhouder.
  • Boekhouding.
  • Aangifte omzetbelasting.
  • Facturen maken, verzenden en opvolgen.
  • Verwerken van inkomende facturen, online betalingen, urenregistraties, etc.
  • Rapporteren over verkopen, betalingen, etc.

Financiële taken Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

  • Vergelijken en rapporteren van prijzen.
  • Maken van offertes en contracten.
  • Bonnen verzamelen en registreren.
  • Facturen inboeken in boekhoudsysteem.
  • Checken of facturen betaald zijn.
  • Vervaldatum inkoopcontracten bewaken.

Hoe selecteer je de beste VA?

Je weet dat er honderden taken zijn die je kunt uitbesteden, maar net als jij heeft elke VA haar expertises.
Om de juiste VA te kiezen is het belangrijk dat je inzicht krijgt in de werkwijze, het kennisniveau en de talenten van een VA.

Enerzijds gebruik je dit inzicht om de samenwerking vlotter te laten verlopen.
Anderzijds om jezelf goed voor te bereiden.

Zo weet je waar je op moet letten.

Kleine voetnoot: dit is het proces dat ik zelf gebruikt bij het inhuren van een VA.

1. Bepaal welke taken je wilt uitbesteden

Om na te gaan welke taken je wilt uitbesteden aan een VA zal je eerst een goed inzicht moeten krijgen in welke taken je allemaal uitvoert op een dag, in een week of een jaar.

Begin dus vandaag met het opschrijven van alle taken die je doet.
Noteer hierbij ook de tijd dat je hieraan bezig bent.

Lijst met taken (LodiPlanting.com)

Dit is niet alleen handig om inzicht te krijgen in het aantal uit te besteden uren.
Maar ook om een financiële inschatting te maken.

Op basis van jouw eigen gegevens en de lijst met taken die je kunt uitbesteden.
Zo kun je beslissen welke taken jij wilt uitbesteden.

Je weet dan eveneens hoeveel tijd je per week kunt besparen door taken aan een VA te geven.

Dat is de eerste (belangrijke!) stap.

2. Bepaal of je per taak of uur wilt werken

Een VA moet worden betaald.
Meestal kun je zelf kiezen of je de VA per uur of per taak betaalt.

Soms bepaalt de VA dat zelf. Beide manieren van samenwerken hebben voor- en nadelen.

Het grootste voordeel van betaling per opdracht, is dat je exact weet hoeveel de opdracht je gaat kosten.
Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Het grootste nadeel is dat je mogelijk meer betaalt dan wanneer de VA een uurtarief zou hanteren.

Dat is meteen het grootste voordeel van een uurtarief benadering.
Een ander voordeel is dat je op basis van een uurtarief ook makkelijker andere taken doorstuurt naar een VA.

Bij het werk per opdracht is er al snel twijfel of deze taak nu wel of niet bij de opdrachtbeschrijving hoort.

Het grootste nadeel van een uurtarief benadering is dat je al snel meer uitgeeft dan je in eerste instantie van plan was. Al is dit laatste niet altijd slecht, want dat impliceert ook dat je meer tijd hebt overgehouden aan taken waar jij een meerwaarde kunt leveren.

3. Ga na wat de expertise van de VA is

Er is een grote overlapping van taken die VA’s kunnen doen, maar niet elke VA heeft dezelfde expertise.
De tweede stap is dus kijken naar de expertise.

Op basis van jouw wensen kun je de eisen van jouw ideale VA opschrijven.

  • Waar moet ze allemaal aan voldoen?
  • Over welke vaardigheden moet zij beschikken?
  • Welke talen moet zij spreken?
  • Waar staat zij voor?
  • Wat zijn haar overtuigingen?

Hetgeen jij verwacht van een VA naar vaardigheden en attituden moet ook terugkomen in shortlist van VA’s.

4. Maak een shortlist

Gebaseerd op de taken die je wilt uitbesteden en de expertise van de VA moet je tot een shortlist met Virtuele Assistenten komen. Om tot een goede shortlist met VA’s te komen, moet je rekening houden met een aantal variabelen.

Denk hierbij aan de manier waarop je wilt samenwerken (per uur, projectbasis of een vast aantal uur per dag/week), de financiële constructie, of je fysiek contact nodig acht of dat je digitaal wilt werken, enzovoorts.

Het vooraf bepalen van deze variabelen bespaart je een hoop tijd (die je niet hebt) voordat je gaat kennismaken.

5. Plan een eerste contact in

Om een samenwerking te kunnen starten zal er eerst contact moeten plaatsvinden.
Hiervoor zal de VA haar favoriete vorm van contact voorstellen.

Contact met Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

Meestal gebeurt dit contact via een digitaal kanaal. Denk hierbij aan vragen via e- mail, een gesprek via Skype / Facetime / Google HangOut of een andere specifieke software, maar dit kan evengoed een fysieke ontmoeting zijn.

6. Leer elkaar beter kennen

Tijdens het eerste contact is het de bedoeling elkaar zowel persoonlijk als zakelijk beter te leren kennen.
Zo zal elke VA meer over jou en jouw werkzaamheden willen weten, maar ook jij kan vragen stellen.

Afhankelijk van de ‘over mij’ pagina stel ik meestal vragen in de zin van:

  • “Hoe lang werk je al als VA?”
  • “Wat was de reden om als VA te starten?”
  • “Wie is jouw ideale klant?”
  • “Wat is jouw geprefereerde manier van werken?”
  • “Welke tools gebruik je?”
  • “Waarom ben je als VA begonnen?”
  • “Welke ervaringen heb je voordien opgedaan?”

Het uitwisselen van deze informatie maakt of er voldoende ‘klik’ is om met elkaar verder te gaan.
Maar ook om de juiste verwachtingen te scheppen.

Of met andere woorden: heeft de VA dezelfde waarden en overtuigingen als jij.
Waar het in mijn inziens in elke samenwerking om draait en waarom personal branding zo belangrijk is.

7. Maak duidelijke afspraken

Als die klik er is, dan worden er afspraken in overleg gemaakt.
Zo moeten er afspraken worden gemaakt over hoe jij de samenwerking ziet.

Denk hierbij aan de manier waarop het werk aangeleverd moet worden, hoe de tijd moet worden ingevuld, hoe het resultaat er moet uit zien, wat de deadline is voor de opdracht / het project, wie eigenaar blijft over de geleverde diensten/producten, wat er met bedrijfsdata wordt gedaan, of er confidentialiteit geldt, op welke manier jullie gaan communiceren, wanneer jij of de VA niet bereikbaar zouden zijn (vakantie), enzovoort.

Hoe completer de overdracht, hoe beter de samenwerking kan verlopen.
Het maken van goede afspraken zorgt voor een lange termijn relatie.

Deze relatie moet gebaseerd zijn op een WIN-WIN situatie.
Als blijkt dat om welke reden dan ook de WIN-WIN achterwege blijft, dan besluit je best om niet samen te werken.

8. Geef de VA een testopdracht

Hoe goed je voorbereiding ook is en hoe duidelijk de afspraken ook mogen zijn elk begin is moeilijk.
Dit geldt zeker voor elke nieuwe samenwerking.

Om te kijken of de samenwerking potentieel heeft laat ik de VA altijd eerst een testopdracht uitvoeren.
Dit is vaak een taak waarvan ik toch al van plan was om die uit te besteden.

Afgaande van de testopdracht (die de VA ook factureert!) kun je het niveau van de VA nagaan.
Als de opdracht niet is wat je ervan had verwacht, dan ligt het vaak aan je eigen instructies (of voorbereiding).

Je kunt dan besluiten tot een nieuwe testopdracht of je kunt de volgende VA van je shortlist benaderen.

9. Start de professionele samenwerking

Alle taken zijn overgedragen, de afspraken zijn vastgelegd en de testopdracht is goed uitgevoerd.
Dan is het opstarten van de professionele samenwerking een logisch gevolg.

Alle taken, opdrachten en projecten worden overgedragen en in samenspraak worden er duidelijke deadlines afgesproken. Ook worden er duidelijke afspraken gemaakt over de facturatie.

Dit kan, maar is niet noodzakelijk, worden vastgelegd in een opdracht-overeenkomst.
Ik raad dit echter wel aan. Vervolgens is het een kwestie van elkaar vertrouwen.

Samenwerken met Virtuele Assistent (LodiPlanting.com)

Als na verloop van tijd blijkt dat de samenwerking niet is wat je ervan verwachtte, dan moet je haar dit zo snel mogelijk duidelijk maken. Ik ga hierbij vanuit dat je eerst meerdere malen feedback hebt gegeven, zodat de VA de tijd had om de output te verbeteren.

Soms klikt het gewoonweg niet (meer).
In dat geval is het raadzaam om de samenwerking op een professionele manier stop te zetten.

Niemand heeft er immers baat bij om de ander aan het contract te houden.
Idealiter wordt de taak of project wel zo goed mogelijk afgerond al dan niet voor een overdracht.

10. Betaal altijd op tijd

Als de opdracht is voltooid, dan volgt de facturatie.
De frequentie van factureren hangt sterk af per Virtuele Assistent.

Zo zijn er VA’s die elke week, elke 14 dagen, elke maand en per afgeronde opdracht/project factureren.
Ook de betalingstermijnen verschillen, maar de meeste VA’s hanteren een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

Uiteraard kun je op voorhand ook afspraken maken over de facturatie.
Betaal op tijd, zo streef je een lange termijn relatie na en leer je elkaar blind vertrouwen.

Je hebt het einde gehaald!

Hopelijk heb je er iets aan gehad?!

Al je vragen, feedback en opmerkingen zijn welkom via: hallo@lodiplanting.com.
Ik reageer persoonlijk op alle e-mails en probeer dat binnen 24u te doen.

Zelf werk ik een aantal jaar met wisselend succes met meerdere VA’s.
Ik ben niet van plan om mijn werk anders te organiseren.

De filosofie van een VA sluit perfect aan bij mijn eigen visie, ambitie en manier van werken.
Ik wil de “go-to-guy” worden voor succesvolle freelancers.

De enige manier waarop dat lukt is door zelf het voorbeeld te geven.
Dit betekent ook dat ik werk moet uitbesteden.

Iets wat slimme freelancers doen.
Bijvoorbeeld voor hun websites :)

Met dit artikel hoop ik jullie een handleiding te hebben gegeven dat werk uitbesteden eenvoudiger maakt.
Deel deze link met iedereen die meer wil weten over hoe zij kunnen samenwerken met een VA.

Succes!

Lodi Planting
Personal Branding Consultant

PS. Ontvang jij de freelance updates al? Zo krijg je niet alleen al mijn adviezen zonder bullsh*t over hoe jij een succesvolle freelancer wordt en kun je eveneens het e-boek downloaden.