Managen van verwachtingen (Lodi Planting.com)

Het managen van verwachtingen

Lodi Planting Freelancen (geld verdienen)

Het managen van verwachtingen is belangrijk voor het bereiken van jouw gewenste resultaten en doelen. In dit artikel leg ik uit waarom en hoe jij als freelancer verwachtingen kunt managen.

Stel: Je bent op zoek naar een (vul jouw expertise maar in).
Je typt je vraag in Google en krijgt een aantal resultaten terug.

Je struint de eerste twee pagina’s af, bekijkt de verkregen informatie en contacteert twee à drie partijen voor bijkomende vragen en/of een afspraak.

Uiteindelijk kies je de partij uit met wie je de grootste klik hebt.

In het begin verloopt de samenwerking vlot.
De ander is immers blij met jouw business.

Maar naarmate de tijd verloopt komen er (onvoorziene) problemen tevoorschijn.
Problemen zoals bijkomende kosten, verschuivende deadlines of (vul eigen reden in).

Bovenstaande situatieschets is zeer algemeen en toch vermoed ik dat iedereen vroeg of laat onbedoeld in een dergelijke situatie terechtkomt.

Hetzij als klant en/of als leverancier.

Ongeacht jouw rol zijn dergelijke situaties bijzonder vervelend en is er in 9 van de 10 gevallen sprake van “verkeerde verwachtingen”. 

Wat zijn “verkeerde” verwachtingen?

Een verwachting is een aanname of een onuitgesproken afspraak.
Een “verkeerde” verwachting is dan een aanname die geen realiteit wordt.

In andere woorden: jij verwacht dat “iets” gebeurt, maar dit “iets” blijft uit.
Dit is uiteraard erg vervelend, maar niet zo gek als je naar de definitie kijkt.

Hoe kun je “iets” managen als “iets” onuitgesproken is?
En kunnen verwachtingen in die zin wel verkeerd zijn?

Doordat iets onuitgesproken is, is het vrijwel onmogelijk om dit goed te managen.
Het enige verkeerde aan verwachtingen is dus deze niet uit te spreken.

Kortom, er bestaat niet zoiets als een verkeerde verwachting.
Maar dat neemt niet weg dat je verwachtingen niet moet managen.

3 redenen waarom je verwachtingen moet managen

Er zijn een aantal redenen waarom je als freelancer de verwachtingen moet managen:

  1. Het managen van verwachtingen helpt jou bij het bereiken van jouw doelen.
  2. Het managen van verwachtingen voorkomt problemen bij jouw klanten.
  3. Het managen van verwachtingen helpt jou aan jouw volgende opdracht.

Laat ons elke reden meer gedetailleerd bekijken.

1. Het helpt bij het bereiken van jouw doelen

Het managen van verwachtingen gebeurt op meerdere niveaus.

In eerste plaats moet je als freelancer je eigen verwachtingen managen.

Het toffe en tegelijkertijd het moeilijke als freelancer is dat je eigen baas bent.
Dit betekent dat je alles zelf kunt (of is het moet?) bepalen, beslissen en regelen.

Maar dat impliceert dat je wél weet wat je verwacht (van jezelf).

Je moet weten wat jouw behoeften zijn (dit is iets anders dan het stellen van een doel).

Hoe stel je doelen als een freelancer- (LodiPlanting.com)

In die zin gaat het managen van verwachtingen over het managen van behoeften. Doe je dit goed, dan helpt dit bij het bereiken van jouw doelen en heb je een basis voor succes.

Vergeet tot slot niet dat je zelf verantwoordelijk bent voor het behalen van resultaten.

2. Het voorkomt problemen met klanten

Pas wanneer je jouw eigen verwachtingen kunt managen, dan pas mag je iets van anderen, in dit geval klanten, verwachten.

Maar let op: een verwachting is een onuitgesproken afspraak.

Doordat de verwachtingen niet zijn uitgesproken, verkeerd zijn begrepen of anders zijn geïnterpreteerd kunnen er (op termijn) problemen ontstaan.

Ruzies, elkaar zaken verwijten of elkaar het licht in de ogen niet meer gunnen zijn realistische voorbeelden van het niet managen van verwachtingen.

In een professionele context kan het niet managen van verwachtingen leiden tot een langere looptijd of het stopzetten van een project of zelfs een rechtszaak.

Freelancers kunnen dus beter hun best doen bij het managen van verwachtingen, want zo hebben zij de meeste kans om hun opdracht goed te laten verlopen.

3. Het helpt jou aan jouw volgende opdracht

De meest eenvoudige manier om een klant te overtuigen om met jou samen te werken is door een andere klant aan het woord te laten.

Daarom kan je als freelancer best een pagina met referenties of testimonials hebben.
Zo laat je anderen jouw prospectie doen en kun jij je focussen op andere zaken.

In die zin ben je als freelancer maar zo goed als je laatste opdracht.
In andere woorden: je wil dat de samenwerking een succes is.

Dit wil je niet alleen omdat je kwaliteit nastreeft, maar ook omdat mond-tot-mond reclame nog altijd de beste reclame is.

Dus wanneer een klant slecht over jou of de manier van samenwerken spreekt dan heb je een groot probleem.

Maar als je weet wat de verwachtingen zijn, dan kun je hierop inspelen.
Meer nog: je zou zelfs onverwachts de klant kunnen verrassen met iets extra’s.

Hoe kun je verwachtingen managen?

Je weet nu waarom je verwachtingen moet managen.
De vraag is dan: hoe kun je deze verwachtingen managen?

  1. Maak goede, simpele afspraken op voorhand.
  2. Creëer een proces met bijbehorende templates.
  3. Communiceer open en transparant.
  4. Ken jezelf goed en durf nee te zeggen.

Laat ons elk manier meer gedetailleerd bekijken.

1. Maak goede en simpele afspraken

Verwachtingen kunnen pas worden gemanaged als ze zijn uitgesproken.
Dit doe je door op voorhand goede afspraken te maken.

Bij een goede afspraak worden de verwachtingen namelijk uitgesproken.
Zo weten beide partijen wat ze aan elkaar hebben en wat ze mogen verwachten.

Hoe eenvoudiger de afspraak, hoe beter je elkaar er aan kunt houden.

2. Creëer een proces met bijbehorende templates

Stel dat je producten verkoopt, dan heeft de koper bepaalde verwachtingen.

Denk maar aan:

  • geen extra toelages op de geadverteerde verkoopsprijs;
  • het respecteren van de aangekondigde levertijd;
  • en/of het eventueel terugbrengen of -sturen van goederen.

Als freelancer die zichzelf verkoopt, ligt het scheppen en managen van verwachtingen iets moeilijker. Maar moeilijk gaat toch ook?

Elke freelancer heeft een favoriete, en vaak terugkerende, manier van werken.
Of anders geformuleerd: elke freelancer werkt volgens een bepaalde manier en hier ligt de sleutel voor freelancers om verwachtingen te managen.

Freelancers kunnen een proces uitwerken en bijbehorende templates ontwikkelen.

Een proces biedt een kader, het geeft richtlijnen en in die zin geeft een proces ook houvast. Beide partijen weten exact waar men zich in het proces bevindt.

Dit gezegd zijnde werkt een proces alleen als de betrokken partijen:

  1. akkoord gaan met het proces.
  2. weten wat er van hun wordt verwacht.

Ontbreekt één van deze condities dan is het managen van verwachtingen ineens een stuk moeilijker en zijn de mogelijke resultaten gekend.

Daarom ben ik zo fan van Typeform. Dit formulier vraagt niet alleen de noodzakelijke informatie op, maar vertelt (nog maar eens) ook mijn manier van werken.

Een bijkomend voordeel van een proces is dat je templates kunt maken.
Templates die niet alleen de verwachtingen managen, maar ook tijd besparen.

Als freelancer moet je jouw tijd dus goed indelen en besteden.

Idealiter besteed je alleen tijd aan de zaken waar je echt waarde toevoegt.

Wat is jouw toegevoegde waarde (LodiPlanting.com)

Je kunt dit doen door het werk wat je niet leuk vindt, waar je minder goed in bent of wat repetitief is uit te besteden. Op deze manier houd je tijd over.

Tijd die je kunt besteden, je raadt het al, aan zaken waar je wél waarde toevoegt.

3. Communiceer open en transparant

In feite is het managen van verwachtingen niets meer of minder dan communicatie.
Hoe opener en transparanter de communicatie, hoe minder verwachte problemen.

Het tegenoverstelde is ook waar.
Miscommunicatie of niet communiceren leidt tot eventuele problemen.

Bedenk maar eens wat voor problemen ik zou hebben als ik mijn klanten niet zou hebben verteld dat ik 4 maanden in Zuid-Amerika ga rondreizen.

Uiteindelijk ben ik moeilijker bereikbaar, zit ik in een andere tijdzone (-7u) en is het internet niet altijd even stabiel om alle taken uit te voeren.

Door mijn continue, open communicatie verwacht ik een zekere respijt wanneer ik beloofde deadlines niet zou halen of op onvoorziene problemen bots.

Maar uiteraard doe ik ook hier mijn uiterste best om de verwachtingen te managen.

4. Ken jezelf goed en durf neen te zeggen

Het managen van verwachtingen is een continu proces van vallen en opstaan.
Dit gezegd zijnde gaat het vooral over jezelf goed kennen.

Hoe beter jij jezelf kent, hoe eenvoudiger het is om soms ook neen te zeggen.

Wie is jouw ideale klant en hoe bepaal je die- (Lodi Planting.com)

Zeg neen tegen iedereen die niet voldoet aan het profiel van de ideale klant.
Zeg neen tegen onredelijke wensen of eisen van een klant.
Zeg neen tegen alles wat niet strookt met jouw normen en waarden.

Natuurlijk is de klant in zekere zin koning(in) en heeft hij/zij altijd gelijk.
Maar dit betekent niet dat jij als freelancer niet op je strepen mag staan.

Te vaak laten we ons van het kastje naar de muur sturen.
Enkel uit vrees voor een slechte review.

Hiermee zeg ik niet dat je niet je best moet doen voor jouw klanten.
Integendeel. Je moet de verwachtingen goed managen zodat je ze kunt overtreffen.

Maar door neen te durven zeggen blijf je uiteindelijk dichter bij jezelf en wordt het veel eenvoudiger om de geschepte verwachtingen te managen.

En loopt het toch nog mis?
Neem dan je verantwoordelijkheid, bied je excuses aan en zorg voor een oplossing.

Wat doe jij om de verwachtingen van jouw klanten te managen?
Deel jouw tips via hallo @ lodiplanting.com.

 

Een betere freelancer worden?

Ontvang elke maand een persoonlijke update van mij over hoe jij een betere freelancer wordt. Deze tips krijg je automatisch en exclusief in je inbox.

Over Lodi Planting

Lodi Planting

Twitter Google+

Hallo, ik ben Lodi Planting. Ik help freelancers met hun online personal branding. Ook ben ik eindbaas bij Younicorn Branding. Ik wil uiteindelijk 10.000 freelancers succesvol maken. Word ook een betere freelancer!