Een goede todo-lijst maken. Hoe doe je dat?

Een todo-lijst maken is een fantastisch hulpmiddel om zaken gedaan te krijgen. In dit artikel deel ik mijn verhaal en krijg je tips over hoe jij de perfecte todo-lijst kunt maken.

“Ik werd geleefd door mijn taken”

Wat is meer grijs en grauw dan een Russische rijwoning?
Antwoord: Belgische / Hollandse zomers.

Wellicht ligt het aan de algemene stemming op straat. Anders ligt aan mijn overvolle agenda met taken, maar ik zag het allemaal even niet meer zitten.

Hoe meer klanten je hebt, hoe meer taken je gaat moeten uitvoeren.

De lijst met, terugkerende en eenmalige, taken werd elke dag maar groter en groter en dat terwijl ik al het gevoel had te verzuipen in mijn werk.

Er moest iets gebeuren. Zo kon het niet langer doorgaan.

Vrienden hadden me in geen maanden meer gezien.

Leuke dingen werden continu geannuleerd omdat er meer, vaak werk-gerelateerde, ‘belangrijkere’ dingen voor in de plaats kwamen.

Kortom ik werd geleefd door mijn taken omdat ik geen overzicht had.

Maar wat kun je hier aan doen?

De meest simpele en logische oplossing is een control-alt-delete functie op alle taken loslaten. Alles wissen en gewoon opnieuw beginnen.

Een alternatief is kijken welke taak (of persoon) het hardst schreeuwt om vervolgens daaraan te beginnen werken goed wetende dat dit ook geen oplossing is.

Maar dit lijken me geen van al duurzame oplossingen.

Dus wat kun je wel doen om jouw taken weer meester te worden? Hoe ga je van nul overzicht naar een gestructureerd systeem dat voldoet aan jouw principes?

Een todo-lijst werkt niet voor iedereen

Het antwoord vond ik in het maken van een goede todo-lijst.

Ik vermoed dat ik niet moet uitleggen wat een todo-lijst is. Maar voor de goede orde geef ik je toch graag een soort van definitie.

“Een todo-lijst is een lijst met meestal taken, soms ook activiteiten, die je voor een specifieke tijd (dag/week/maand) afgerond moet hebben.” – Lodi Planting

Maar een todo-lijst maken werkt niet voor iedereen. Iedereen is immers verschillend.

Je hebt freelancers die zweren bij het maken van een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse todo-lijst. Zij kunnen absoluut niet zonder hun lijstje.

Ik behoor 100% tot deze categorie. Zonder mijn todo-lijst ben ik hulpeloos verloren in een zwembad van taken die allemaal op mij liggen te wachten.

Dit hoeven overigens geen ellenlange todo-lijsten te zijn. Een lijst die alleen maar langer wordt in plaats van korter werkt allesbehalve motiverend.

Maar je hebt minstens evenveel mensen die absoluut niets moeten hebben van een todo-lijst. Zij vinden een todo-lijst maken een nutteloze activiteit.

Misschien biedt een done-lijst (een lijst met afgewerkte taken) of een not-to-do-lijst (een lijst met zaken die je niet wilt doen) een alternatief.

Kortom, zoals bij elke tool heb je voor- en tegenstanders.

Structuur is basis voor succes

Het maakt niet dus uit of je voor of tegen het maken van een todo-lijst bent.

Succesvolle freelancer onderscheiden zich door de acties die zij ondernemen.

Zij handelen vandaag en wachten niet tot morgen. Zij zijn productief en weten dat het hebben van structuur erg belangrijk is. Ook voor de rust in hun hoofd.

Tegelijkertijd weten zij dat elke actie valt of staat met de intentie, de prioriteit en de kennis van de taak. Dus hoe kun jij jouw acties op deze manier structureren?

Nogmaals, ik heb mijn antwoord gevonden in een wekelijkse todo-lijst.

In 4 stappen een goede todo-lijst maken

Het is tijd om tips te delen hoe je de perfecte todo-lijst kunt maken.

In feite zijn het geen tips, maar is het een systeem. Een systeem dat elke zondag opnieuw in gang wordt gezet en is gebaseerd op de workshop Master Your To Do List.

In 2015 volgde ik deze workshop van Johan D’Haesleer.

Sindsdien heb ik een aantal zaken geïntegreerd in mijn manier van werken. Iets later ben ik ook gebotst op Todoist en nu ben ik heer en meester worden over mijn taken.

Het systeem bestaat uit de volgende stappen.

1. Maak je verzamelplaatsen leeg

Iedere freelancer heeft meerdere verzamelplaatsen.

Dit zijn plaatsen waar je notities/taken verzamelt om op een later tijdstip uit te voeren. Denk bijvoorbeeld maar aan je postvak in, je gsm of een notitieboekje.
Vergeet je hoofd (voor de eerste keer) ook niet leeg te maken met taken die je daar (on)bewust hebt opgeslagen. Noteer alles op één papiertje of creëer een document.

Denk er ook aan om alle terugkerende taken die je voor zowel jezelf als jouw klanten per project uitvoert te noteren.

Maak vervolgens elke week op dezelfde dag je verzamelplekken leeg.

Ik doe dit elke zondag.

2. Voeg alle notities toe aan de verschillende lijsten

De tweede stap is om alle notities die je hebt verzamelt toe te voegen aan één van de drie lijsten: actielijst, incubatielijst en de masterlijst.

• De actielijst is de lijst met dringende taken die je inplant om te doen.
• De incubatielijst is de lijst met taken die je misschien later wilt uitvoeren.
• De masterlijst is de lijst met projecten met bijbehorende taken.

Als je alles op één lijst zou laten staan, dan heb je nog steeds geen overzicht en structuur.

3. Bereken je capaciteit voor de week

In principe heb je nu een goed overzicht per lijst met taken die “moeten” gebeuren.

Afhankelijk van hun prioriteit heb je ze op de actie-, incubatie-, of masterlijst gezet.
Maar hoeveel tijd heb je eigenlijk de komende week om aan je taken te werken?

De kans is groot dat er reeds afspraken staan in je agenda. Bijvoorbeeld een meetup met een potentiële klant of het wegbrengen van je kinderen naar school.

In mijn geval staat mijn agenda meestal vol met koffieklets afspraken. Dit zijn uren waarop ik niet kan werken aan mijn taken.

Hetzelfde geldt voor de taken die op de Masterlijst staan of terugkerend zijn. Zo heb ik wekelijkse taken hetzij voor mezelf of voor één van mijn klanten.

Denk bijvoorbeeld aan het schrijven van artikelen, het versturen van nieuwsbrieven of het contact hebben met freelancers voor één van de websites die we maken.

Daarnaast zijn er ook momenten dat ik niet wil werken. Bijvoorbeeld omdat je wilt genieten op een terras van een zonnige namiddag. Ja, we zijn freelancers, toch?!

Het bereken van je capaciteit, doe je dus door de lege plekken in je agenda bij elkaar op te tellen en te verminderen met de tijd die je niet wilt werken.

Maar hiervoor moet je wel weten hoeveel tijd een specifieke taak ongeveer in beslag neemt. Maak dus per taak een inschatting en houdt wat reserves over de eerste keer.

Probeer bij het berekenen ook rekening te houden met een aantal terugkerende acties met betrekking tot je freelance business die ook tijd kosten:

• 6 UUR: vaste activiteiten (bijvoorbeeld: facturen maken en versturen).
• 5 UUR: ad hoc activiteiten (bijvoorbeeld: een last-minute meeting).
• 2 UUR: het volgen van dit stappenplan.
• 2 UUR: plannen van ideale week (dit zijn de meest ideale omstandigheden).

4. Bekijk de taken op de incubatielijst

Als de taken zijn onderverdeeld en de capaciteit is berekend voor de week, dan weet je perfect of je nog tijd over hebt om te werken aan andere taken.

Dit is dus het ideale moment om te kijken of je een taak van jouw incubatielijst naar jouw actielijst wilt verhuizen. Ga je eindelijk werk maken van één van je ideeën?

Zoals gezegd heb ik deze stappen niet zelf bedacht. Maar heb ik na aanleiding van Johan’s workshop mijn eigen afgelijnde versie gemaakt.
Wil je ook of in meer detail met deze stappen aan de slag, dan kan ik oprecht de workshop van Johan (geen affiliate link) aanraden.

Tips bij het vergroten van je productiviteit

Ongeacht of je van plan bent om (delen van) dit systeem te gebruiken of dat je fan bent van todo-lijsten. Er zijn een aantal universele tips om productiever te zijn.

• Plan een taak die de meeste energie kost in de ochtend in.
• Probeer elke taak kleiner te maken zodat je deze in 15 minuten kunt doen. Zo kun je elk vrij moment nuttig gebruiken.
• Werk in blokken van 15, 25, 45 of 55 minuten en houdt regelmatig pauze.
• Ga na of je taken in lijn liggen met je doelen die je hebt gesteld.
• Vraag je af of je elke taak wel zelf moet doen of is er iemand die dezelfde taak sneller, beter en/of goedkoper kan uitvoeren?
• Leg processen vast van taken die terugkerend zijn.
• Zoek partners met wie je kunt samenwerken.

Wij zijn altijd op zoek naar partners om een WIN-WIN samenwerking mee op te bouwen. Al je vragen of opmerkingen over het maken van een todo-lijst of partnerships zijn hieronder welkom. Je kan me ook mailen (hallo at lodiplanting.com). Ik reageer zoals altijd persoonlijk op elke e-mail.

[x_prompt type=”left” title=”Een betere freelancer worden?” message=” Ontvang elke week praktische tips over hoe jij een betere freelancer wordt. Deze tips krijg je automatisch en als eerste in je inbox.” button_text=”Word een betere freelancer!” button_icon=”toggle-on” href=” http://eepurl.com/_mpGz” target=”blank”]

 

[x_author title=”Over Lodi Planting”]
[x_recent_posts type=”post” count=”3″ orientation=”horizontal”]