Het automatiseren van processen. Het hoe, wat en waarom voor freelancers. (www.LodiPlanting.com)

Het automatiseren van processen. Het hoe, wat en waarom voor freelancers.

Lodi Planting Freelancen (geld verdienen) 0 Comments

Het automatiseren van processen is niet alleen voor grote bedrijven. Als freelancer kun je ook jouw processen automatiseren. Ik leg je graag het hoe, wat en waarom uit.

Wat is automatisering?

Wikipedia definieert automatisering als volgt:

“Het automatiseren van processen of automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines, computers of computerprogramma’s.”

Automatisering kent voornamelijk industriële en civieltechnische toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan: het regelen van verkeerslichten.

Maar het automatiseren van processen kan ook interessant zijn voor freelancers.

Robots versus de mens

Dit gezegd zijnde: niet iedere taak is even eenvoudig te automatiseren.

De taken die een computer of robot het beste kan uitvoeren zijn taken die veel rekenkracht vragen.

Op het moment dat een taak volledig kan worden beschreven in het stap-voor-stap toepassen van logische regels is deze taak in principe geschikt voor automatisering.

Een voorbeeld voor freelancers: je online facturatie.

Maar wees niet bang. We hoeven niet te vrezen dat robots de wereld gaan veroveren.

Freelancers VS Robots (LodiPlanting.com)Als je je onlangs hebt ingeschreven voor de freelance updates, dan herken je deze robot. Of niet?

Omgekeerd zijn er namelijk ook taken die een mens beter kan uitvoeren dan een computer.

De taken die een mens beter kan uitvoeren, zijn taken waarbij patroonherkenning en/of complexe communicatie een rol speelt.

Een voorbeeld voor freelancers: een gesprek met een (potentiële) klant.

Robots en mensen kunnen dus perfect in harmonie samenwerken. Het is dus geen kwestie van winnen of verliezen.


Freelancers VS Robots 1 (LodiPlanting.com)Met een simpele klik kun je een robot immers verslaan.

Waarom zou je jouw processen automatiseren?

In feite kunnen “robots” het leven van een freelancer veel eenvoudiger maken.

Door het automatiseren van processen hoef je als freelancer minder hard te werken. Hard werken leidt namelijk niet automatisch tot succes. Integendeel zelfs.

Je verliest veel efficiëntie en effectiviteit als er geen systeem op punt staat of hard werkt voor de verkeerde dingen.

Een goed geautomatiseerd proces kan dus meer omzet, meer tijd en meer waarde opleveren.

1. Meer omzet

Het automatiseren van processen draait immers rond efficiëntie en effectiviteit. Hoe beter de processen zijn afgestemd en geoptimaliseerd hoe beter het resultaat.

Het resultaat wordt in deze zin gedefinieerd als meer omzet en dat is iets wat veel freelancers zou moeten aanspreken. Welke freelancers wil niet meer omzet?

2. Meer (vrije) tijd

En als meer omzet je niet motiveert, dan doet meer (vrije) tijd dat misschien wel?

Sinds ik het boek The 4-Hour Work week heb gelezen, ben ik overtuigd van processen automatiseren en het uitbesteden van werk (dat je niet leuk vind).

Zo streef ik naar een afgelijnde versie, waarbij ik gemiddeld 4 uur per dag werk voor klanten(projecten). De rest van mijn tijd wil ik aan andere zaken besteden.

3. Meer toegevoegde waarde

Met de juiste geautomatiseerde processen kun je als freelancer (in)direct ook meer waarde toevoegen. Je houdt immers meer tijd over om aan andere zaken te besteden.

Zo kun je jouw tijd stoppen in het verbeteren van de dienstverlening, in het uitwerken van nieuwe concepten of in het ontwikkelen van nieuwe ideeën.

Wanneer je jouw werk leuk vindt, dan kan het namelijk moeilijk zijn om op tijd te stoppen, de tijd in te schatten van een specifieke taak of het stellen van prioriteiten.

Een mogelijk gevolg is dat je de hele dag aan het werken ben. Of dat je werkt aan zaken die in zekere zin minder belangrijk zijn of waar je minder waarde toevoegt.

Hoe automatiseer je jouw processen?

Dus als jij meer omzet, meer vrije tijd of meer waarde wilt toevoegen, dan moet je jouw processen gaan automatiseren. Maar hoe doe je dat?

1. Breng je huidige processen in kaart

De eerste stap is om al je processen in kaart te brengen.

  • Hoe communiceer je met jouw klanten?
  • Hoe verloopt een project?
  • Hoe verkoop je jouw producten of diensten?
  • (vul de lijst verder aan met je eigen activiteiten)

Leg de focus op zaken die je regelmatig doet of die een (denkbeeldig) stappenplan bevatten. Het heeft namelijk geen zin om eenmalige activiteiten te automatiseren.

  • Hoe doe je dit concreet?
  • Neem 7 vellen papier en pak een pen.
  • Schrijf bovenaan elk blad de dag van de week.
  • Noteer de taak die je gaat uitvoeren en schrijf elke handeling op je blad.

Als je deze simpele maar effectieve manier toepast, dan heb je op het einde van je week een lijst met uitgeschreven activiteiten die je doet.

2. Bepaal welke processen je kunt automatiseren

De tweede stap is dan bepalen welke processen je kunt automatiseren.

Een aantal voorbeelden:

  • Facturatie
  • Sociale Media
  • Nieuwsbrieven
  • Verkoop
  • Communicatie
  • Projectmanagement

In principe kun je elk proces automatiseren. Maar soms vind je een taak te leuk of te delicaat om hem te automatiseren.

3. Werk het proces volledig uit (en test het!)

De derde en laatste stap is dan het nieuwe proces uitwerken en testen.

Als je weet welke processen je wilt automatiseren, dan neem je jouw blad (stap 1) er weer bij en werk je het nieuwe proces uit.

Voor het uitwerken van het nieuwe proces kun je een stroomschema maken. Dit helpt je bij het in kaart brengen van de stappen en maakt het een stuk overzichtelijker.

Een tool die ik gebruik voor stroomschema’s is Gliffy.

Eerst optimaliseren voordat je automatiseert

Zonder optimalisatie is je automatisatie kansloos.

Meer nog: als je automatiseert voordat de optimalisatie heeft plaatsgevonden, dan ontdoe je jezelf van al je (vrije) tijd. En wat dat niet één van jouw redenen?

De gouden regel bij het automatiseren van processen is daarom dat je het proces eerst moet optimaliseren.

Dit houdt in dat je een specifieke taak minstens X-keer moet hebben gedaan. Zo weet je exact waar er fouten in het proces kunnen insluipen.

Lodi, wat heb jij geautomatiseerd?

Ik geloof in het leveren van toegevoegde waarde, ik houd van mijn vrije tijd en ik wil graag meer omzet (10k per maand) dus ik heb genoeg redenen om te automatiseren.

1. Sociale Media

Het meest eenvoudige voorbeeld is mijn sociale media.

Zo worden veel van mijn updates op Twitter en LinkedIn automatisch verspreid. Het proces hierachter is vrij simpel (maar niet volledig automatisch):

  • Tijdens de week sla ik alle interessante artikelen op die ik tegenkom in Pocket. Ik gebruik hiervoor de gratis Chrome extensie.
  • Daarnaast worden artikelen van mijn favoriete websites via RSS verzameld in mijn Feedly account. Ik heb een gratis account.
  • Elke zondag blader ik door Pocket en Feedly en geef ik de opdracht aan Buffer om de meest interessant gelezen artikelen te delen.
  • Buffer verzorgt dan het verspreiden van deze artikelen op tijden en dagen die ik zelf heb aangegeven. Ik heb een betalend Buffer account.

Tussendoor post ik zelf ook handmatig persoonlijke updates. Deze balans is ook nodig op kanalen die sociaal zijn.

2. Nieuwsbrieven

Een ander voorbeeld, waar ik de afgelopen weken hard aan heb gewerkt, zijn mijn geautomatiseerde nieuwsbrieven. Overigens enkel als je je inschrijft.

MailChimp automatisatie (LodiPlanting.com)

Wanneer jij je direct inschrijft voor de freelance updates (om een betere freelancer te worden), dan krijg je de e-mails uit de welkomserie.

Maar het kan ook zijn dat je via een andere pagina inschrijft voor de freelance updates. Afhankelijk van die pagina (jouw interesse), ontvang je andere e-mails.

In principe krijg je dan eerst je eerst jouw extraatje volledig automatisch opgestuurd. Denk hierbij aan een e-boek met als onderwerp Virtuele Assistenten of Masterminds.

Dit extraatje wordt al dan niet opgevolgd met andere automatisch verstuurde e-mail(s) waarbij iedereen uiteindelijk op dezelfde lijst terecht komt.

De freelance updates zelf worden bewust niet automatisch verstuurd. Nu kan ik de lay-out verzorgen en specifieke mededelingen toevoegen (moest ik dat willen).

De meeste nieuwsbrieftools bieden de optie van geautomatiseerde e-mails aan. Zelf gebruik ik de betaalde versie van MailChimp en daar ben ik zeer tevreden over.

3. Websites

Een derde en laatste voorbeeld is het proces dat we hanteren bij het maken van onze fantastische en winstgevende websites.

Momenteel werken we te ongestructureerd waardoor we geen prioriteiten kunnen stellen. Dat terwijl we wel minstens 8 websites per maand willen blijven opleveren.

Dit betekent dat we zo’n 2 websites per week moeten opleveren en dat vraagt een goed geoliede machine. Een machine dat deze volumes aan kan.

Maar ik geef toe dat we hier nog eerder in de fase van optimalisatie zitten. Het proces is in elk geval al uitgetekend.

Van prospect naar klant (LodiPlanting.com)

Oftewel:

  • Je hebt interesse om met ons samen te werken
  • Dan vragen we je om een online formulier in te invullen.
  • Vervolgens plannen we een afspraak in om alles (virtueel) te bespreken. Ik gebruik hiervoor een gratis account van youcanbookme.
  • Na het gesprek maken we een offerte en sturen we deze op.

Dan start het proces om de website te maken:

0. Je accepteert onze offerte
We willen je vragen om de offerte binnen 7 dagen ondertekend naar ons toe te sturen. Zonder ondertekende offerte kunnen wij niets doen.

1. Je stuurt ons al het materiaal op
Daarnaast willen je vragen om al het nodige materiaal, zoals teksten, video’s en afbeeldingen, naar ons toe te sturen.

2. We plannen een deadline in
Als we de ondertekende offerte hebben ontvangen én al het nodige materiaal hebben ontvangen, plannen we pas een deadline (binnen 1 maand!) in.

3. We versturen onze factuur (1 dag na offerte).
Van zodra we ondertekende offerte hebben ontvangen, sturen we zoals afgesproken onze factuur op. We hanteren een betalingstermijn van 15 dagen.

Als de administratieve zaken zijn afgehandeld, kunnen we starten met het creatieve proces: het maken van jouw gloednieuwe website.

4. We zetten een testomgeving op
Op dit testdomein installeren we WordPress, een WordPress thema en alle plug-ins die nodig zijn voor de gewenste functionaliteiten.

5. We plaatsen alle teksten en afbeeldingen online
Vervolgens plaatsen we alle verkregen input zo snel mogelijk online. We leren je in een later stadium de teksten zelf aan te passen.

6. We zetten de puntjes op de i
Tot slot zetten we de puntjes op de i en leveren een website op die volgens ons (bijna) klaar is voor live-gang.

7. Je geeft een eerste keer feedback
Dan is het weer aan jou. Je krijgt de mogelijkheid om een eerste feedback te geven via e-mail en/of een telefonisch gesprek (Skype).

8. We werken verder aan de website
Met de input die we hebben ontvangen en de input uit onze gesprekken, maken we de definitieve versie van de website.

9. De website wordt live gezet
Als alle feedback, met jouw goedkeuren, is verwerkt en je vindt de website helemaal super, dan verhuizen we hem (indien nodig) via het verhuisformulier en zetten we hem live.

We willen of het proces werkt, of we de verwachtingen juist kunnen scheppen en dat we dezelfde kwaliteit en support kunnen blijven leveren aan al onze klanten.

In het (nieuwe) proces zitten een cruciaal element. Een element waar veel potentiële klanten kunnen afhaken namelijk: het (volledige) bedrag op voorhand betalen.

Klanten die hier geen probleem mee hebben behoren tot onze ideale klanten. In alle andere gevallen kunnen we twee, of eigenlijk drie, dingen doen.

1. De klant vriendelijk afwijzen (en doorverwijzen).
De eerste mogelijkheid is melden dat wij niet de juiste partij zijn om de website te maken. Dit klinkt wellicht hard en in zekere zin is dat ook wel.

Maar wij willen klanten die dolgraag met ons willen werken; om de kwaliteit die we leveren (kwaliteit boven prijs), om de support en klantgerichtheid die we bieden en/of omdat we met klant meedenken hoe hij/zij doelen kan behalen.

2. Het sluiten van een compromis.
De tweede mogelijk is het sluiten van een compromis.

Als klanten tonen dat ze graag met ons willen werken, dan willen wij hen ook graag tegemoet komen. In dit geval werken we met een voorschotfactuur van 50%.

Dit voorschot dient dan vooral om de te maken kosten te dekken (en niet onze uren zoals veel mensen denken).

Wij zullen nooit beginnen met werken voordat het voorschotfactuur is betaald.

3. De klant zijn (alternatieve) betalingswens aanvaarden.
Het derde ding wat we zouden kunnen doen is het alternatieve voorstel van de (potentiële) klant aanvaarden.

Maar dit is eigenlijk geen optie. In het verleden hebben we te vaak achter onze centen moeten aanzitten. Iets wat we nu willen voorkomen.

Daarnaast zouden we in dit geval onze eigen normen en waarden verloochenen en dat is toch iets waar veel freelancers te vaak van afwijken.

Er zijn nog veel meer processen die je kunt automatiseren. Iets wat wij in de toekomst wellicht ook zullen doen. Maar laat ons eerst maar focussen op het laatste proces!

Welke processen ga jij automatiseren?

Al je vragen, opmerkingen en feedback zijn hieronder welkom. Je kan me ook mailen (hallo at lodiplanting.com). Ik reageer zoals altijd persoonlijk op elke e-mail.

Een betere freelancer worden?

Ontvang elke week praktische tips over hoe jij een betere freelancer wordt. Deze tips krijg je automatisch en als eerste in je inbox.

 

Over Lodi Planting

Lodi Planting

Twitter Google+

Hallo, ik ben Lodi Planting. Ik help freelancers met hun online personal branding. Ook ben ik eindbaas bij Younicorn Branding. Ik wil uiteindelijk 10.000 freelancers succesvol maken. Word ook een betere freelancer!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *